SBB

La mise en œuvre technique d’un tel logiciel est un véritable tour de force pour une grande organisation comme SBB. Heureusement, cette partie a pu être confiée à d’autres spécialistes. Mais l’impact sur la manière de travailler de chaque collaborateur ne doit pas être sous-estimé. Comment communiquer un changement aussi radical ? Que dire, et à quel moment ? Comment informer et introduire au mieux ce nouveau système ? Et surtout, comment éviter les résistances ?

Nous avons conçu pour SBB une campagne de communication autour du concept créatif "En route, destination AFAS". Visuellement, nous avons fait le parallèle avec un voyage en train, où les collaborateurs marquent des arrêts à différentes étapes. L’objectif final : arriver ensemble à destination, vers une solution logicielle améliorée, pensée pour tous.

Bienvenue à bord

Nous avons lancé ce trajet de transition en dévoilant le voyage prévu. Dans chaque bureau, des affiches ont été installées pour illustrer les différentes étapes du parcours, tandis que chaque collaborateur découvrait un billet de train sur son bureau, l’invitant à visiter le site web de la campagne. Ce site, que nous avons pensé comme plateforme centrale, servira à communiquer plus largement tout au long des différentes phases de la campagne.

Dans cette première étape, le site expliquait les grandes lignes du projet : le comment, le pourquoi, ainsi qu’un aperçu clair des prochaines étapes.

Nous avions prévu que les employés auraient beaucoup de questions. Au premier arrêt, nous leur avons donné des réponses. Avec une boîte à questions sur le site, nous avons répondu aux questions les plus fréquentes.

Nous avons également conseillé à SBB de motiver ses collaborateurs à s’impliquer activement. Chaque employé a ainsi reçu une petite douceur déposée sur son bureau, accompagnée d’une serviette les invitant à consulter la boîte à questions. Et si leur curiosité n’était pas encore rassasiée, ils pouvaient toujours soumettre leur question via un formulaire disponible sur le site lui-même.

Un voyage comme celui-ci ne se fait pas sans éclaireurs. C’est pourquoi SBB a désigné, dans chaque région, des collaborateurs en tant que key-users. En amont de la transition, ces employés ont bénéficié d’une formation approfondie et ont joué le rôle d’utilisateurs pilotes.

Sur le site de la campagne, tous les collaborateurs pouvaient consulter la liste des key-users, identifiés comme points de contact pour répondre aux questions pratiques sur l’outil. Une manière efficace de renforcer la confiance à tous les niveaux de l’organisation et de transformer les key-users en véritables ambassadeurs du nouveau logiciel.

Avec l’arrivée à destination en ligne de mire, il était temps de préparer tous les collaborateurs à faire le grand saut vers AFAS. Grâce aux différents guides pratiques et webinars mis à disposition par SBB sur le site de campagne, chacun a pu se former à son rythme, tandis que diverses actions étaient également menées au niveau des bureaux pour assurer une transition fluide.

Chaque bureau était encouragé à suivre l’avancement de sa région, avec un objectif commun : réussir ensemble la migration vers AFAS, au même moment.

Le 1er janvier 2023 fut le jour J pour SBB. L'implémentation d'AFAS était entièrement terminée et les projets, la facturation et la comptabilité de fin d'année étaient désormais gérés via le nouvel outil. Nous avons accueilli tous les collaborateurs à la destination finale avec un joli cadeau de Nouvel An.

L'objectif de cette campagne interne était d'informer, d'éduquer et d'enthousiasmer. Une mission que nous avons réussie grâce à une communication fragmentée, un site réfléchi, la possibilité de dialogue et des actions appréciées sur le lieu de travail. Chacun est arrivé bien informé et préparé à la destination finale et était impatient de commencer à utiliser le nouvel outil. En d'autres termes : destination atteinte !